BI和Excel两者到底有什么本质上的区别，各自的适用场景是哪些？

内容概述

最近收到了不少大家关于BI与Excel的对比提问。例如，有Excel为什么还要用BI做数据分析，两者区别在哪？用BI究竟是盲目跟风还是真的有需求？以及BI在未来是否有可能取代Excel，成为新的全民数据分析工具？

因此，本篇我们会详细探讨，BI和Excel两者到底有什么本质上的区别，各自的适用场景是哪些？最后再来判定用BI是盲目跟风还是必然趋势？

Excel vs BI

从使用目的这个角度来看，两者是没有区别的，都是为了做数据分析。事情还是一样的事情，只不过当前企业数据量骤增，处理数据的难度指数级增长，因此需要更高效的数据工具来应对。

但如果我们深究两者本质及其适用场景的话，会发现区别还是非常明显的，具体可概括为3点：

• 对百万级以上大数据量的支持

• 对数据实时更新的支持

• 对企业数据安全、权限管理的支持

具体区别及各自适用的场景，我们会在下文逐一详解。

Excel：内核始终是电子表格+基础数据分析工具

适用场景

• ①数据量小于100w：
  

对于百万级以下的数据来说，Excel可以说是最好的个人数据分析工具，从数据录入、处理到分析都可以快速完成，是做基础数据统计→分析→可视化的最佳工具。

• ②需要制作的报表格式简单且个性化程度高，常需要手动录入补充脏数据：

Excel是电子表格，可直接录入数据或者补充一些线下脏数据。但BI本身是不涉及到数据源的修改，所以在一些无规则数据的录入时，Excel会更加方便实用。

BI：完成数据从获取→储存→分析→可视化→发布查看的最佳工具

1、数据获取：

• 让周、月报等固定表格能够自动更新数据：

Excel数据无法自动更新，因此固定的周、月报每次都要重新导数制作。而BI直连/抽取数据库，数据只要一更新，前端的数据和图表就可自动更新，无需手动处理。

因此，某种程度上BI也可以替代Excel+PPT，用BI直接取数分析做汇报展示即可（例如下图的销售经营分析报告），无需再像以前每周都得用系统导数→Excel处理数据→画图表→贴到PPT。可节省不少重复制作数据报告的时间，甚至数据联动及展示效果都优于PPT，毫不夸张地说BI=(Excel + PPT)² 。

2、数据储存：

• 表格存储数据量超过100w：

做数据分析最痛苦的就是没数据，谁都希望可分析的数据越多越好，但Excel每个工作表只能存储100W条数据 ，且做分析时极其受限于电脑配置，动不动就卡死。

举个例子，一个小小的超市，10名收款柜员每天接待200人，每人10件商品产生的销售明细数据，Excel立马倒下，根本无法施展手脚。但BI是能够轻松应对千万级别的数据，性能基于其高性能计算引擎，不受电脑配置影响。因此在数据量超过百万时，就可以考虑用BI来代替Excel。

3、数据分析：

• 对数据的交互式分析有高要求：

现在单纯的数据罗列是满足不了企业的数据分析需求的。比如在Q1复盘会上，老板突然说想看某个地区、或者某个门店的销售明细数据，换成Excel，你就需要当场/会后加班用Vlookup重复合并查询多个工作表，费时费力。

但通过BI你就可以直接利用联动、钻取、跳转等功能满足上述需求。领导想看什么月份、什么门店的数据都可随时切换查看，也能进一步实时看各销售员、各商品线等更深层次的数据。

与此同时，以FineBI为例，其还拥有数据解释、数据预警等辅助我们进行深层次数据分析的功能。

以数据解释为例，例如当我们发现毛利额下降，毛利率、环比增长率出现负值，但却不知道问题出现在哪时，不用担心，通过数据解释功能，我们只需点击查看影响销售额数值的因子，就能发现零售类商品的影响最大。再通过时序对比门店维度，就能发现鄂尔多斯店和长沙梅溪湖店是关键影响因子，后续重点分析这两个店即可。

数据解释功能能够帮助我们找到“数据关键出错点”，节省大量的分析时间。

4、数据可视化：

• 展示数据时需要用到可视化地图等高级图表：

Excel制作图表的可视化效果往往无法满足企业需要，即使能满足也需要较多的操作设置。而BI一般会内置10余种图表主题，仅需简单设置即可制作流向地图、热力图、桑基图等高级图表。

5、数据协作发布、权限查看：

• 需要进行表格的分享与协作：

企业报表大多数不是靠自己一个人完成的，而是需要集合大家的数据共同制作完成。

就像以前办公用word比较多，文档每改一次就得给别人再发一次，非常不方便。但自从有了石墨/腾讯文档后，在分享方面，只需点击“分享”，即可生成链接发给团队内的人查看/协作编辑。同理，表格分析也是这个道理。

以往用Excel无法公开分享协作，需要以离线文件通过QQ/企微等平台给不同的人发送文件。但现在用BI就可以直接生成分享链接，只需发布链接（可自行设置公开链接/需要输入密码打开的链接），其他用户点击你发布的链接，就能查看报表及仪表板。

且如果你在制作季度/年度数据分析报告的过程中，希望其他用户也能加入共同编辑，BI也能够支持，只需你设置给到这个用户关于此分析主题的使用和编辑权限即可。

• 有企业数据安全、权限管理需求：

Excel提供的数据安全性极其有限，只能限制用户访问和修改的权限，但无法对用户按照职位角色进行管理控制，也不能对数据进行行级的访问权限控制。

这是因为Excel是一个单机程序，所以一个Excel文件通常无法被多个用户同时管理。而BI具备完整的管理控制台，可以让企业多部门共用一个系统，各个部门有其自己的管理员，能给其部门员工分配权限，即实现多级管理员层层分配。分级管理员只能管理自己职责范围内的模板权限分配，如下图所示：

再例如，现在各个公司业务线都扩张得厉害，很多员工可能都归属于多个项目组或多条业务线，报表权限非常复杂，常常是交叉组合的分配，这时候就需要保证权限配置的准确。而要实现这点，用Excel是无法做到的。因此，如果所在企业的子公司多、部门多，对数据安全、权限管理有强烈需求时，就可以考虑是否能用BI来满足了。

既然BI这么好，那BI难学吗？有Excel好上手吗？

这个问题，看似简单，却很实际。产品再好，不会用也是白费。

以BI来说，市面上的BI产品设计初衷是给不懂技术的业务人员（运营/财务/销售等）或专业数据分析师使用的（使用深度不同），因此易用性必定被摆在首位。

而以FineBI为例，为了让业务人员真正愿意用、会用、用得起来，其采用的就是类Excel设计，整个数据分析流程简单易懂，添加数据→编辑分析数据→制作可视化图表及仪表盘→分享发布，符合大多人的分析思维，易上手。且FineBI在Excel操作基础上还增加了快速数据校验、分析操作步骤回溯等功能，一边分析一边校验预览数据，减少返工成本。

因此，对于有一定Excel操作基础的人来说，BI上手是分分钟的事。

回到开头，用BI究竟是盲目跟风还是必然趋势？

能够看到这里，相信大家已经通过上文清楚了解Excel与BI各自的适用场景，也明白了为什么在某些场景下BI相比Excel更适合用来做数据分析。BI工具有逐步替代Excel的趋势，但不可能完全取代Excel，因为Excel有其不可替代的灵活应用场景。

但值得说明的是：Excel+BI一定是未来10年内最强的数据分析工具组合。

• Excel工具适合用于个人的小数据量分析、手工维护数据、灵活的表格展示、个性化电子表格制作的场景。

• BI工具适合用于企业大数据分析、批量的数据处理和自动更新、交互式分析、分享与协作、数据权限分配的场景。

两款数据分析工具能解决我们大部分的数据分析需求，但也有各自的需求场景，用BI并不是盲目跟风，而是顺应企业数据需求的发展。

至于选择Excel还是BI？

大师兄诚恳建议：

大家要切实根据自己目前的实际需求场景出发，来判断选择Excel还是BI（其实大多数情况下是两者共同使用，不存在只能使用一个工具的情况）。可能在初学BI时会觉得Excel更好用，这很正常，是需要一段时间的“阵痛期”，但这个过程不会太长。

且要相信，随着市场产品竞争同质化严重，企业对数据的依赖程度会飞速提升，数据量的大小及复杂程度也会指数级提高。虽然BI不可能完全取代Excel，但企业后续在市场的激烈竞争压力下，必定愈发开始注重数据价值，因此使用BI去做数据分析的人只会越来越多，这是必然的发展趋势。

因此，不如趁现在去了解、学习利用BI=(Excel + PPT)² 的价值，来实现职场的弯道超车。